고객 품질심사에서 절차서에 대한 부적합을 지적받았습니다.

 

 

질문) 저는 전장부품을 생산하는 회사의 연구소에서 연구원으로 일하고 있습니다. 고객 품질심사에서 업무 절차서에 대하여 부적합을 지적 받았습니다. 지적사항은 다음과 같습니다.

 

1. 설계 및 개발 업무 절차의 내용이 체계적이지 않으며 실제업무 순서대로 나열되지 않았다.

2. 문맥과 실제 업무 내용이 이해가 되지 않는 부분이 많다.

3. 설계 및 개발업무 절차서(1종), 에 다른 지침서(6종) 의 내용들이 연계성이 부족한 내용들이 많다.

4. 부품 관리지침(현재) 을 절차서로 수정하여 내용을 좀더 상세하게 다룰 필요성이 있다.

 

대략 크게 지적받은 내용은 위와 같습니다. 위 지적사항을 해결하지 못하면 심사를 통과하지 못합니다. 검토 부탁드립니다.

 

 

답변)

1. 현재 수행하시는 업무와 절차서의 불일치 문제

ISO 경영시스템은 적합성과 유효성을 필요로 합니다. 적합성이라는 것은 조직에서 운영중인 매뉴얼, 절차서, 지침서 등이 ISO 9001, 14001 등의 표준에서 요구하는 사항을 충실히 반영하고 있는가를 묻는 개념입니다. 유효성이라 함은 적합성을 가진 경영시스템 문서들이 실제 효과적으로 경영시스템의 목적을 잘 구현하고 있는 지를 묻는 개념이며, 적합성을 갖춘 경영시스템 문서들을 보유하셨다면 실제업무와 문서와의 일치여부를 통해 유효성을 판단하게 됩니다.

 

심사에서 지적 받으신 문제들 중 가장 큰 문제라고 판단되는 점은 실제 업무와 절차서의 내용이 상이하여 위에서 말씀드린 유효성이 보장되지 않는다는 점입니다. 실제 업무내용을 파악할 수 없으므로 얼마나 상이한지 판단할 수 없으나, 심사에서 지적을 받으셨다면 시정조치를 하셔야 됩니다.

 

업무와 문서의 차이점에 대한 시정조치를 위해서는 첫 번째, GAP 분석을 하셔야 합니다. 실제 업무 프로세스를 파악하신 후 절차서와 대조하여 상이한 부분은 체크하셔야 합니다.

 

두 번째, GAP 분석을 통해 상이점에 대한 윤곽이 잡혔다면 그 부분은 과감히 삭제 또는 수정하셔서 실제 업무를 반영하게끔 절차서를 고치셔야 합니다.

 

세 번째, 절차서의 수정이 끝나셨다면 마지막으로 ISO 경영시스템의 요구사항을 충분히 반영하였는지 살펴보셔야 합니다. 즉 수정된 절차서의 적합성을 살펴보셔야 합니다.

 

 

2. 절차서 작성시 주의사항

보내주신 절차서의 목차는 터틀맵, 프로세스 맵, 적용범위, 목적, 용어의 정의, 책임과 권한, 업무절차, 기록 및 보관, 관련 절차서로 구성되어 있습니다. 구조상으로는 나쁘지 않고, 오히려 굉장히 훌륭하다고 말씀드릴 수 있을 정도로, 목차 관련해서 드릴 말씀은 없습니다.

 

시간이 없어서 보내주신 자료를 충분히 읽어보진 못하였지만, 업무절차에서 몇가지 문제점이 보입니다. 아마 심사를 진행한 분도 저와 거의 같은 점을 지적했을 것 같습니다. 우선, 프로세스 맵과 업무절차의 순서가 일치하지 않습니다. 프로세스 맵을 참조하셔서 업무절차에 대한 소제목들은 프로세스 맵의 순서대로 작성하시길 바랍니다.

 

둘째, 설계 및 개발업무 절차서의 내용상 설계/개발 업무 외 내용은 빼 주시길 바랍니다. 설계인원의 관리 부분은 ISO 경영시스템에서 얘기하는 ‘적격성’ 관련 부분이며, 이것은 보통 ‘교육훈련( 및 적격성관리) 절차서’에서 다루게 됩니다. 따라서 교육훈련 절차서의 내용을 살펴보셔서 설계인원의 자격기준이 규정되어 있는지 살펴보신 후 ‘설계 및 개발업무 절차서’의 자격기준 관련 내용은 삭제하시길 바랍니다. 만일 ‘교육훈련 절차서’에 설계인원에 대한 적격성이 기술되어 있지 않다면 ‘교육훈련 절차서’를 개정하여 관련 내용을 삽입하시고, ‘설계 및 개발업무 절차서’에서는 삭제하시길 바랍니다.

 

세 번째, 업무절차의 내용이 ‘~의 지침(절차서)에 따른다’라는 식의 위임조항이 너무 많습니다. ISO 표준은 ‘문서화된 정보’를 관리하는 이유에 대해 규정하고 있는데, 그 중 하나는 필요한 장소 및 시기에 사용가능하고 사용하기에 적절하게 관리해야 한다고 규정되어 있습니다. 또한 관리이유에 따른 방법론 중 하나는 가독성, 사용가능성 등의 요건이 규정되어 있습니다. 따라서 업무를 전혀 모르는 사람이 절차서를 읽더라도 이해가 가능하게끔 구성하셔야 하며, 지금의 절차서는 그러한 면에서 지적을 받을 수 있습니다.

 

다시 한번 시간에 쫓겨서 검토를 하게 되어 더 많은 조언을 해드리지 못한점 양해 부탁드립니다. 앞에서 말씀드린 내용을 정리해보면 GAP 분석 실시 후 실제 업무를 반영하여 신규업무자가 이해가능할 수준으로 가독성을 확보하는 내용의 절차서를 작성한 뒤 ISO 표준의 내용을 충실히 반영하였는지를 확인하십시오. 차기 심사에서 제출해야 되는 서류는 ‘GAP 분석표 & 보고서’, 수정된 ‘설계 및 개발업무 절차서’, 필요시 개정된 ‘교육훈련 절차서’ 및 제가 언급하지 않은 ‘부품 절차서’수정본, 그리고 이 모든 시정조치들은 ‘시정예방절차서(이름이 업체마다 약간 다를 수도 있습니다)’에 있는 ‘부적합 보고서’ 또는 ‘시정예방요구서(조치서)’를 작성하시고 관리대장이 있다면 관리대장도 작성하여 다음 심사 때 제출하시길 바랍니다. 다른 질문사항 발생시에도 연락 주시면 조언드리도록 하겠습니다. 감사합니다.