질문) 저는 작은 제조회사를 운영하고 있습니다. 납품 관련하여 고객사에서 업무 매뉴얼에 대한 감사를 받았습니다. 그 중 인력 관리 매뉴얼에 있는 직무 기술서가 부실하다는 지적을 받고 수정을 해야 합니다. 작성된 직무기술서가 없어서 당장 작성을 해야 하는데 마땅한 참고자료가 없습니다. 도움 부탁드립니다.
답변)
ISO 경영시스템을 운영중이시라면, 업무분장 내용을 다루고 있는 절차서('업무분장 절차서' 등 조직에 따라 제목은 달라질 수 있습니다)를 확인하시고 관련 업무절차와 직무기술서 양식을 참고하시면 답이 될 것이라 생각합니다. 만일 관련 절차서가 없으시다면 본 블로그 '문서함'에 있는 '조직 및 업무분장 절차서'를 참고하시면 될 것 같습니다(티스토리는 하단 그림 링크 참조바랍니다).
참고로 직무분석과 관련하여 아래의 내용을 참고하시면 경영시스템 운영에 보다 도움이 될 것이라 생각합니다.
1. 관련 ISO 요구사항 해설
ISO 경영시스템 5.3항은 '조직의 역할, 책임 및 권한'에 대해 다루고 있습니다. 최고 경영자는 업무 관련 역할에 대한 책임과 권한이 조직 내에서 부여되고, 의사소통되며, 이해됨을 보장해야 합니다(ISO 9001:2015, 5.3). 이 조항에 근거하여 최고경영자는 역할에 대한 특정 책임과 권한을 수립해야 하며, 조직원은 의사소통을 통해 부여된 임무를 이해하고 인식해야 합니다.
여기서 의사소통의 대표적인 방법으로 ISO 9002에서는 직무기술서, 임무 명세서(직무 명세서)와 같은 문서화된 정보 작성을 권유하고 있으므로, 조직은 관련 프로세스를 통해 이와같은 문서화된 정보를 갖추도록 노력하는 것이 좋습니다.
2. 직무분석
직무기술서, 또는 직무명세서는 직무분석의 결과물입니다. 경영학에서는 직무분석에 대한 몇가지 방법들을 제시하고 있는데, 면접법, 질문지법, 관찰법, 종업원 기록법, 경험법, 중요사건법, 결합법 등 많은 방법을 제시하고 있습니다. 조직에 맞는 방법을 선택하셔서 직무기술서를 작성하시길 바라며, 관련 프로세스는 절차서를 작성 또는 변경하셔서 지속적인 관리를 하시기 바랍니다. 참고로, 직무분석의 결과물은 직무평가 과정을 거쳐 인적자원의 모집, 교육훈련, 인사평가, 임금체계의 기초자료로 활용하시면 더욱 가치있는 자료가 될 것으로 생각됩니다. 상담 문의 주셔서 감사합니다.
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